A rendelésállapot, ami azt mondja: a csomag elindult. Azt nem, hogy megérkezett, és azt sem, hogy kifizették.
A fulfillment a Shopify rendelésállapota: azt jelzi, hogy a rendelést teljesítetted, jellemzően úgy, hogy a csomagot átadtad a szállítónak. A magyar admin „teljesítésnek" fordítja, és a boltok többsége ezt az állapotot használja arra, hogy a rendelés kikerüljön a napi munkasorból.
Két dolgot viszont nem jelent, és a legtöbb hiba ebből a kettőből származik. Nem jelenti azt, hogy a vásárló fizetett — a fizetési állapotot a Shopify külön tartja nyilván. És nem jelenti azt, hogy a csomag meg is érkezett; a kézbesítés a szállító világa, nem a Shopify-é.
Két állapot, két tengely
A Shopify a rendelést két független tengelyen tartja számon. Az egyik a pénz: fizetetlen, részben fizetett, fizetett, visszatérített. A másik az áru: teljesítetlen, részben teljesített, teljesített.
A két tengely tetszőleges kombinációban állhat. Utánvétes rendelésnél a csomag teljesítve van, a pénz viszont még sehol. Előre utalásnál fordítva: a pénz megjött, a csomag még a raktárban. Aki ezt egyetlen „kész" állapotnak képzeli, előbb-utóbb kiszállít olyan rendelést, amit nem fizettek ki.
Részleges teljesítés
Egy rendelés több részletben is teljesíthető. Ha három tételből kettő raktáron van, a harmadik nem, akkor a kettőt kiküldöd, és a rendelés részben teljesített állapotba kerül. A maradék tétel később kap saját teljesítést, saját követési számmal.
Ez logisztikailag kényelmes, számlázási szempontból viszont csapda. Ha a számlázást a teljesítéshez kötötted, egy részlegesen teljesített rendelésből több számla is születhet, vagy éppen olyan számla, ami nem a teljes rendelésértékről szól.
Miért rossz trigger a számlázáshoz
Kézenfekvő ötlet a számlázást a fulfillmenthez kötni: kimegy a csomag, kimegy a számla. A gyakorlatban ez a leggyakoribb hibaforrás a magyar boltoknál.
A baj ott kezdődik, hogy a fulfillment-állapot nem mindig a te kezedben van. Ha külső logisztikai partner vagy fulfillment-app kezeli a kiszállítást, az állapotot ő frissíti — és ha nem frissíti megbízhatóan, akkor számlák maradnak ki. Nem a beállítás rossz, hanem az, amire épül.
Utánvétnél és banki átutalásnál ezért jobb trigger a fizetettre váltás: a számla akkor esedékes, amikor a pénz megérkezett. Kártyás fizetésnél a rendelés beérkezése is működik, mert ott a pénz már ott van.
Hogy a te folyamatodban mi számít teljesítésnek áfa szempontból, az könyvelői kérdés, nem beállítási. A trigger csak végrehajtja azt, amiben megállapodtatok.
Fulfillment-app: raktár a kereten kívül
A fulfillment szó másik jelentése a Shopify-ban a szolgáltató. A dropshipping-partnerek és a külső logisztikai cégek fulfillment-appként csatlakoznak, és raktárként viselkednek: hozzájuk rendelhető készlet, tőlük indul a kiszállítás.
Egy hasznos részlet ehhez: ezek az appok nem számítanak bele a csomagod raktárkeretébe. Basic, Grow és Advanced csomagon tíz aktív raktárad lehet, de a fulfillment-appok ezen felül jönnek. Aki több logisztikai partnerrel dolgozik, annak ez érdemi mozgástér.
A vásárló felől nem történik semmi
Semmit, amíg nem küldesz értesítést. A teljesítés önmagában belső állapot. Az, hogy a vásárló megkapja a „csomagod elindult" levelet és a követési számot, a teljesítéshez kapcsolt értesítésen múlik — ha azt kikapcsolod vagy a követési szám lemarad, a rendelés a rendszerben kész, a vásárló szemében viszont történt semmi.
Bővebben: Automatikus számlázás Shopify-on magyar szabályok szerint