Automatikus számlázás Shopify-on magyar szabályok szerint

A Shopify magától nem állít ki magyar számlát. Ahhoz külső számlázó kell (jellemzően Számlázz.hu vagy Billingo) és egy integráció, ami a rendelésekből számlát csinál. Mindkettőhöz van hivatalos Shopify-app, a telepítés fél óra. Az igazi kérdés utána jön: mikor álljon ki a számla, és mi történik, ha a rendelés meghiúsul.

Mit tud a Shopify magától, és mit nem

Kezdjük a rossz hírrel. A Shopify rendelésről készíthetsz nyomtatható összesítőt, ami tartalmazza a tételeket, az árakat, az áfát. Ez nem számla. Magyar szabály szerint nem felel meg a követelményeknek, és a NAV Online Számla rendszerébe sem jut el belőle semmi.

Ez nem a Shopify hibája, csak a következménye annak, hogy egy globális platform nem tud minden ország számlázási jogszabályát lekövetni. Magyarországon a számlázás online adatszolgáltatással jár, ehhez pedig magyar számlázóprogram kell.

Amit a Shopify viszont tud, és ami sokkal fontosabb, mint elsőre látszik: ő adja a számlázó bemenetét. Az áfakulcsokat, az árbontást, a szállítási díj kezelését, az adószámod és az adózói státuszod beállítását. Ha itt valami félrecsúszik, a számlán is félre lesz.

Volt egy ügyfél, akinél a számlák sorra 0%-os áfával mentek ki. Az app nem volt hibás, a beállítás sem volt hibás az appban. A Shopify EU-adóbeállításánál nem volt kitöltve a magyar adószám és az áfa-begyűjtés státusza, így a rendszer úgy adta át a rendelést, mintha adómentes értékesítés lenne. Mire kiderült, addig a saját termékének az áfáját nem tudta visszaigényelni.

Az első dolog tehát nem az app telepítése. Menj be a Shopify beállításai közé, és nézd meg, hogy a magyar adószám és az áfa-begyűjtés rendben van-e.

A két hivatalos út: Számlázz.hu és Billingo

Mindkét nagy magyar számlázónak van hivatalos Shopify-appja, és mindkettő tudja a legfontosabb dolgokat: automatikus számlakiállítás rendelés alapján, több nyelv, áfakulcs-kezelés, sztornó.

A Számlázz.hu appjához kell a Számla Agent szolgáltatás, pontosabban az Agent-kulcs. Ez nem ugyanaz, mint a sima fiókod, és ezen sokan elakadnak: telepítik az appot, beírják a jelszavukat, aztán nem érti senki, miért nem működik. A kulcsot a Számlázz.hu felületén kell legenerálni, és a Shopify-app „Számlázz.hu API kulcs" mezőjébe kell bemásolni. A számla utána pár másodperc alatt elkészül, a hivatalos vállalás szerint maximum egy órán belül.

A Billingo appjához v3-as API-kulcs kell, írási és olvasási joggal együtt. Itt is van automatikus sztornó rendelésállapot alapján, és van 0%-os áfakulcs-kezelés.

A választás szempontjai, sorrendben:

• Mit használ a könyvelőd. Ez a legerősebb szempont, és a legtöbb esetben eldönti a kérdést.
• Mennyi számla megy ki havonta. Mindkét szolgáltatónál sávos az árazás, és az API-hozzáférés is előfizetéshez kötött. Volt olyan ügyfél, akinél egyszerűen nem készültek el a számlák, mert a tömeges API-előfizetés hiányzott. Az app működött, a kulcs jó volt, a csomag nem volt elég.
• Kell-e a rendelésszám a számlázó riportjában. Erre a hatodik szakaszban visszatérek, mert ez a legalattomosabb probléma az egész témában.

Amit nem érdemes csinálni: hosszasan hasonlítani a kettőt. Funkcióban közel vannak egymáshoz, és a beállításban elkövetett hibák sokkal többe kerülnek, mint a választás.

Ha váltani akarsz a kettő között, vagy checkout-appra állsz át, ami maga is számláz, egy dologra figyelj. Az átmeneti időszakban ne fusson mindkét megoldás automatikus módban. Állítsd az egyiket manuálisra, futtass néhány tesztrendelést, és csak akkor kapcsold ki a régit, ha az újnál mindhárom fizetési módnál rendben van a számla. Ez a néhány nap a különbség a sima váltás és a kétszer kiszámlázott hétvége között.

A legfontosabb beállítás: mikor álljon ki a számla

Itt van a cikk lényege, és itt bukik el a legtöbb bolt.

A legtöbben az app kiválasztásán gondolkodnak. Ez érthető, mert a döntés kézzelfoghatónak tűnik, és van hozzá két weboldal, amit össze lehet hasonlítani. A gyakorlatban viszont a két app szinte ugyanazt tudja, a hibák pedig nem a választásból jönnek. Az igazi kérdés az, hogy melyik rendeléseseményre kötöd a számlázást. Ez egyetlen legördülő menü valahol a beállítások között, és többet dönt el, mint az összes többi együtt.

Négy tipikus trigger van:

Trigger	Mikor jó	Mi a kockázat
Rendelés beérkezésekor	előre fizetett rendelés, kártyás fizetés	ha a rendelés meghiúsul, sztornózni kell
„Fizetve" státuszra állításkor	utánvét, banki átutalás	a státuszt neked kell átállítani, kézzel vagy automatizálva
Fulfillment, tehát szállítónak átadva	ha nálad a csomag átadása a teljesítés	itt keletkezik a legtöbb elrontott beállítás
Manuális	kis volumen, egyedi esetek	nem skálázik, és ki fog maradni számla

Az utánvét külön eset, és érdemes külön kezelni. Ott a pénz jóval később érkezik meg, mint ahogy a csomag elindul, ezért a számlázást a „fizetve" státuszra érdemes kötni. Az integrációk haladó beállításai között van erre külön opció: állítsd be, hogy csak akkor számlázzon, amikor a rendelés fizetettre váltott, és amikor a futárcégtől megjön a pénz, a Shopify-ban átbillented a rendelést fizetettre. Akkor megy ki a számla.

A fulfillment-alapú számlázás csábító, mert logikusnak tűnik: kimegy a csomag, kimegy a számla. Egy ügyfélnél pontosan így volt beállítva, aztán a logisztikai partner státuszai nem frissültek megbízhatóan, és számlák maradtak ki. A könyvelő azt kérte, hogy mire a vásárló kézbe veszi a csomagot, a számlának ki kell mennie. A megoldás a korábbi trigger volt.

A banki átutalás logikája ugyanaz, mint az utánvétnél: a számla akkor esedékes, amikor a pénz megjött, tehát a fizetettre váltás a jó trigger. Itt viszont van egy plusz gond, amire a Shopify natívan nem ad választ. A vásárlónak valami kell ahhoz, hogy egyáltalán tudjon utalni: összeg, számlaszám, közlemény. Erre való a díjbekérő, ilyen dokumentumot pedig a Shopify nem állít ki. Vagy a számlázó oldalán generálod, vagy a rendelés-visszaigazoló e-mailbe építed bele az adatokat, vagy checkout-appot használsz, ami tudja. Ha átutalást kínálsz és erre nem gondoltál, a vásárló írni fog neked, hogy hova utaljon. A teljes átutalásos folyamatról, a fizetési határidőkről és az automatikus fizetési emlékeztetőkről külön cikkben írtunk.

És most jön a rész, amit egy blogcikk nem tud eldönteni helyetted. Az áfás számlát a teljesítéstől számított 8 napon belül kell kiállítani, azonnali fizetésnél haladéktalanul. Hogy a te folyamatodban mi a teljesítés napja, az attól függ, mit és hogyan adsz el. Ez könyvelői kérdés, nem beállítási kérdés. A trigger csak azt hajtja végre, amiben a könyvelővel megállapodtál.

Ez az a pont, ahol az automatizálás elveszti az ártatlanságát. Amíg kézzel számláztál, minden számlánál gondolkodtál egy pillanatot. Az automatizmus ezt a pillanatot veszi el, és pontosan olyan pontos lesz, amilyen pontos volt a döntés, amit egyszer, régen beírtál egy legördülő menübe.

A leggyakoribb hiba: két számla ugyanarról a rendelésről

Ez a legtöbbször előkerülő konkrét hibajelenség. A tünet egyszerű: ugyanarról a rendelésről két számla készül, néha különböző áfakulccsal.

Az ok szinte mindig ugyanaz. Két számlázási út fut párhuzamosan. Tipikusan van egy checkout-app, ami maga is számláz, és mellette ott maradt a számlázó saját Shopify-appja is. Mindkettő rendesen dolgozik, csak épp ugyanazon a rendelésen.

A megoldás nem szofisztikált: menj végig a telepített appokon, és hagyj meg egyetlen számlázási utat. Ha átmenetileg mindkettőre szükség van, az egyiket állítsd manuálisra, hogy ne indítson automatikusan.

Egy részleges védőháló azért van. A Számlázz.hu visszautasítja a duplikált számlát, tehát a második nem készül el. Ez első hallásra jó hír, másodikra kevésbé: a számla nem készül el, és nem biztos, hogy észreveszed. Ha viszont valóban duplikáció történt, a sztornózás kézi munka.

Sztornó, visszáru, refund

A sztornó két teljesen különböző esetet takar, és ezt érdemes szétválasztani, mert az egyik automatizálható, a másik jóval kevésbé.

Ha törlöd a rendelést a Shopify-ban, a sztornó automatizálható. Az integrációk beállításai között van erre checkbox, jellemzően a teljesítési dátum közelében: sztornó számla automatikus kiállítása a rendelés törlésekor. Ha ez be van pipálva és mégsem működik, az nem beállítási kérdés, hanem hibabejelentés. Volt ilyen eset: a beállítás rendben volt, a sztornó mégsem ment át a számlázóba.

A visszáru más ügy. Ha a vásárló nem vette át a csomagot, vagy visszaküldte, az a Shopify logikájában nem feltétlenül rendelés-törlés. Ilyenkor a sztornó gyakran kézi munka lesz. Nagy volumennél ez komoly teher: egy ügyfélnél 150 számla egyidejű sztornózása merült fel, miután a logisztikai partnertől visszajöttek a nem átvett csomagok.

Két gyakorlati dolog segít ezen:

Tegyél tageket és szűrhető státuszokat a rendelésekre. Számlázott, sztornózott, visszaküldött, elutasított. Enélkül nem az a probléma, hogy sok a kézi munka, hanem hogy nem derül ki, mi maradt ki. Egy ki nem állított számla sokkal drágább, mint egy kézzel kiállított.

A másik: számolj azzal, hogy piszkozat-számla funkció jellemzően nincs. Az automatizmus végszámlát állít ki, azonnal, élesben. Nincs köztes állapot, ahol átnézhetnéd.

A rendelésszám és a számla összekötése

Ez az a probléma, amiről a legkevesebbet írnak, és ami a legtöbb kézi munkát okozza.

A Shopify rendelésszáma rákerülhet a számlára, ezt az integrációk támogatják. A rendelés oldalán is látod a számlaszámot. Ami nehéz: visszafelé, exportban összekötni a kettőt. Tehát letölteni egy táblázatot, amiből egyértelműen látszik, melyik számla melyik rendeléshez tartozik.

Könyvelési egyeztetésnél ez kritikus. Volt egy bolt, ahol emiatt minden hónapban több lapos kézi munka ment el az egyeztetéssel. Nem azért, mert nem volt rajta a rendelésszám a számlán. Rajta volt. Csak nem lehetett kinyerni gépi formában.

A járható út: kérj a számlázótól olyan riportot vagy exportot, amiben soronként szerepel a rendelésszám. Ha ez megvan, az egyeztetés két oszlop összepárosítása. Ha nincs, akkor havonta újra elkezdesz szemmel keresgélni.

Egy külön csapda a manuálisan kiállított számla. Ha kézzel állítasz ki egy új számlát, mert az eredetit sztornózni kellett, a külső azonosító gyakran elveszik: a felületen nincs hova beírni a rendelés azonosítóját. Az automatikus számla ismeri a rendelést, a kézi nem. Ez a manuális sztornó rejtett költsége, és pont akkor jelentkezik, amikor már egyszer hibáztál.

Céges vásárló: cégnév és adószám a checkoutban

A Shopify checkoutja B2C-re épült. Nincs benne adószám-mező, és nem is lesz.

A gyakorlatban két kerülő út él. Az egyik: az Address line 2 mező átnevezése adószámra a fordítási felületen. A másik: a cégnév mezőbe kerül minden, „cégnév, adószám" formátumban, és a számlázó ezt bontja szét. Mindkettő működik, és mindkettő pontosan annyira elegáns, mint amilyennek hangzik.

Aki komolyan visz magyar B2B-t, annak ez kevés lesz. Ott checkout-oldali megoldás kell, ami külön kezeli a cégnevet és az adószámot, validálja a formátumot, és rendesen bontva adja át a számlázónak. Ilyet a natív Shopify nem ad.

Az EU-s adószám ennél is bonyolultabb terep: a 0%-os közösségi áfát a Shopify nem kezeli automatikusan, a magyar adószámok nem szerepelnek a VIES-ben, és validáció nélkül hibás adatok kerülnek a rendelésekre. Egy praktikus tanács addig is: az EU-adószám mezőt hagyd kikapcsolva, ha nem értékesítesz tényleg EU-s cégeknek. A legtöbb magyar webshopnál csak összezavarja a vásárlót. A B2B-számlázásról és az EU-adószámról külön cikkben írtunk részletesen, mert egy szakasz nem elég hozzá.

Ellenőrzőlista élesítés előtt

Mielőtt élesben ráengeded a vásárlókra, menj végig ezeken:

• A Shopify beállításaiban ki van töltve a magyar adószám és az áfa-begyűjtés státusza.
• A termékek és a szállítás áfakulcsa rendben van.
• Egyetlen számlázási út fut. Nézd meg a telepített appok listáját.
• A számlázási trigger megfelel annak, amiben a könyvelővel megállapodtál, és a fizetési módhoz illik.
• A sztornó-beállítás be van kapcsolva rendelés törlésére.
• Van tesztrendelésed mindhárom fizetési módban: kártya, utánvét, átutalás. Mindháromnál ellenőrizd a számlát.
• A számlán ott van a rendelésszám, és exportban is ki tudod nyerni.
• A rendeléseken vannak szűrhető státuszok arra, hogy mi számlázott és mi sztornózott.

Ha ezen a nyolc ponton végigmentél, a számlázás onnantól magától megy. Ez az egyetlen része a magyar Shopify-üzemeltetésnek, ahol ez elmondható, és ezt érdemes kihasználni.

Egy dolgot azért érdemes fejben tartani. Az automatizált számlázás nem attól lesz jó, hogy soha nem kell hozzányúlni. Attól lesz jó, hogy amikor mégis, akkor tudod, hol keresd. A rendszer, amit most beállítasz, egy éven belül háromszor fog meglepni: egy visszárunál, egy céges vásárlónál, és egyszer a könyvelési határidő előtti este. Aki ilyenkor tudja, melyik trigger fut és miért, az húsz perc alatt megvan. Aki nem, az újra elolvassa ezt a cikket.

Gyakori kérdések

Hasznos linkek

• Számlázz.hu Shopify integráció
• Számlázz.hu Shopify bővítmény, gyakori kérdések
• Billingo Shopify telepítés és beállítások
• NAV: az online számlaadat-szolgáltatás gyakori hibái

Kapcsolódó cikkeink: ÁFA és számlázás Shopify-on magyar szabályok szerint, Magyar fizetési módok Shopify-on, Szállítás és csomagküldés beállítása Shopify-on, Visszaküldés és refund Shopify-on.